Privacy Statement

Privacy Policy van EAC de Sperwers

30-1-2019

EAC de Sperwers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy
willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
EAC de Sperwers houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en
  type persoonsgegevens zijn beschreven in de bijlagen van deze privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de
  doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw
  persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw
  persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden
  waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als EAC de Sperwers zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het
doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te
nemen kan dit via de contactgegevens verderop in dit document.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor
uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• De hosting van de website;
• De hosting van de (financiële) administratie;
• De hosting van de inschrijving en uitslagenverwerking van wedstrijden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben
afgesloten. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen
verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van
een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen
en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden
indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

De Atletiekunie en EAC de Sperwers verstrekken persoonsgegevens aan elkaar. Dit zijn verstrekkingen tussen
‘verwerkingsverantwoordelijken’ zoals gedefinieerd in de AVG. Tussen de Atletiekunie en EAC de Sperwers hoeft
derhalve geen verwerkersovereenkomst gesloten te worden. Voor de door de Atletiekunie gehanteerde `privacy
policy` verwijzen wij u naar (de website van) de Atletiekunie.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien
daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beeldmateriaal

Naast de persoonsgegevens die voor specifieke doeleinden verwerkt worden (zie de specifieke bijlages),
publiceert EAC de Sperwers inzake wedstrijden en overige verenigingsactiviteiten ook beeldmateriaal,
bijvoorbeeld in de vorm van foto’s en/of video’s op de website of op social media, in infofolders, loopagenda ́s of
in het clubblad. Wij publiceren uitsluitend beeldmateriaal dat voldoet aan gebruikelijke normen van goed fatsoen
c.q. dat hierop geen vervelende, genante of intieme details staan. Ten grondslag aan de publicatie van
beeldmateriaal ligt het gerechtvaardigd belang. Alles wat geplaatst wordt valt onder de journalistieke vrijstelling.

Bewaartermijn

EAC de Sperwers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn
verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te
beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens EAC de Sperwers van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan
  geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens (na het verstrijken van de in
onderstaande bijlagen weergegeven (wettelijke) bewaartermijnen).
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of
door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten
overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren
voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u
altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct
contact met ons op te nemen via secretaris@desperwers.nl. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit
natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is
de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens
EAC De Sperwers
Ulevi 1
7825 SC Emmen

E-mail adres:
secretaris@desperwers.nl

Bijlage 1: Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden en kandidaat-leden worden door EAC de Sperwers verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):
● Administratieve doeleinden (ook bij de Atletiekunie);
● Communicatie over de vereniging;
● Het uitvoering geven aan het lidmaatschap en deelname aan verenigingsactiviteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
● Het overeengekomen (of nog overeen te komen) lidmaatschap .

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan EAC de Sperwers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
● Naam (voornaam,voorletters, tussenvoegsel, achternaam);
● Adres;
● Telefoonnummer(s);
● E-mailadres;
● Geboortedatum;
● Geboorteplaats;
● Geslacht;
● Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
● Lidmaatschapsnummer Atletiekunie en registratie wedstrijdlicentie;

Uw persoonsgegevens worden door EAC de Sperwers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de
financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 2: Verwerking van persoonsgegevens deelnemers clinics

Persoonsgegevens van deelnemers aan clinics worden door EAC de Sperwers verwerkt ten behoeve
van de volgende doelstelling(en):
● Administratieve doeleinde (in geval van de Clinic Start to Run tevens bij de Atletiekunie);
● Communicatie over de vereniging en de clinic;
● Het uitvoering geven aan de betreffende clinic.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen deelname aan de clinic.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan EAC de Sperwers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
● Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
● Adres;
● Telefoonnummer;
● E-mailadres;
● Geboortedatum;
● Geboorteplaats;
● Geslacht ;
● Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);

Uw persoonsgegevens worden door EAC de Sperwers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de
financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 3: Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan wedstrijden

Persoonsgegevens van deelnemers aan door EAC de Sperwers georganiseerde wedstrijden worden verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):
● Administratieve doeleinden (inclusief publicatie via uitslagen.nl);
● Communicatie over de vereniging en de wedstrijd of trimloop;
● Het uitvoering geven aan de wedstrijd of trimloop.Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen deelname aan de wedstrijd of trimloop. Voor de
bovenstaande doelstelling(en) kan EAC de Sperwers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
● Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
● Adres;
● Telefoonnummer;
● E-mailadres;
● Geboortedatum;
● Geslacht;
● Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
● Lidmaatschapsnummer Atletiekunie en registratie wedstrijdlicentie;
● Naam van de vereniging waarvan men lid is;

Uw persoonsgegevens worden door EAC de Sperwers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de
financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 4: Verwerking van persoonsgegevens van sponsors, adverteerders en andere zakelijke relaties

Persoonsgegevens van sponsors en adverteerders worden door EAC de Sperwers verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):
● Administratieve doeleinden;
● Communicatie over de vereniging, sponsoring of advertentie;
● Het uitvoering geven aan de sponsoring of advertentie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen sponsoring of advertentie. Voor de
bovenstaande doelstelling(en) kan EAC de Sperwers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
● Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam) van de contactpersoon;
● (Zakelijk) E-mailadres van de contactpersoon;
● Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
● IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door EAC de Sperwers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de
financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 5: Verwerking van persoonsgegevens van contacten en/of
geïnteresseerden

Persoonsgegevens van contacten en/of geïnteresseerden worden door EAC de Sperwers verwerkt ten behoeve
van de volgende doelstelling(en): Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

● Mondelinge/schriftelijke/digitale toestemming en/of via koppeling op social media.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan EAC de Sperwers de volgende persoonsgegevens van u vragen:
● Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
● Telefoonnummer;
● E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door EAC de Sperwers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een contact en/of geïnteresseerde en daarna
voor maximaal 2 jaar.

Download hier de Privacy Policy in pdf formaat